α/α: ο μοναδικός αριθμός καταχώρησης στην βάση δεδομένων, τον οποίο και μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε ανά πάσα στιγμή προκειμένου να το ανακαλέσουμε.

Θέμα: μία σύντομη φράση δίνεται το θέμα της παράστασης που καταγράφεται.

Κατηγορία: Η κατηγορία εικαστικής τέχνης με την οποία αποτυπώνεται πάνω στο αντικείμενο η σχετική με την μουσική, τα μουσικά όργανα και τον χορό παράσταση, π.χ. Αγγειογραφία ή Πλαστική.

Τεχνική: Η τεχνική, με την χρήση της οποίας αποτυπώνεται στο αντικείμενο η μουσική παράσταση π.χ. Μελανόμορφη για μία παράσταση αρχαίου αγγείου, Ανάγλυφη για μία αναθηματική στήλη κ.ο.κ.

Αντικείμενο: Το αντικείμενο πάνω στο οποίο αποτυπώνεται με εικαστικά μέσα η παράσταση π.χ. Αμφορέας, δακτυλιόλιθος κ.ο.κ.

Τύπος είδος: Στο πεδίο καταγράφεται κατά περίπτωση ο τύπος που αντιστοιχεί σε ιδιαίτερα χαρακτηριστικά της μορφής του αντικειμένου, στο οποίο αποτυπώνεται η παράσταση, π.χ. Καλυκωτός ως τύπος του αντικειμένου Κρατήρ.

Υλικό: Το υλικό από το οποίο είναι κατασκευασμένο το αντικείμενο πάνω στο οποίο αποτυπώνεται η παράσταση.

Διαστάσεις: Δηλώνονται κατά περίπτωση το ύψος (Υ), το μήκος (Μ), το πλάτος (ΠΛ), το βάθος (Β) και η μέγιστη διάμετρος (ΔΜ) του αντικειμένου σε μέτρα π.χ. Υ: 0,456.

Τόπος έκθεσης / φύλαξης: Καταγράφεται ο σημερινός τόπος έκθεσης ή φύλαξης του αντικειμένου. Η καταγραφή ακολουθεί της δομή: Χώρα, Πόλη, Ίδρυμα π.Χ. Ελλάδα, Αθήνα, Εθνικό Αρχαιολογικό Μουσείο. Η καταγραφή της χώρας ακολουθεί την καθιερωμένη στα ελληνικά ονομασία της χώρας. Η καταγραφή της πόλης ακολουθεί την ελληνική ονομασία όταν αυτή είναι καθιερωμένη και διαφέρει από την πρωτότυπη π.Χ. Λονδίνο, Παρίσι, Ρώμη κλπ. Στις περιπτώσεις που η ελληνική και η πρωτότυπη ονομασία ταυτίζονται προτιμάται η γραφή με λατινικούς χαρακτήρες π.χ. Milano και όχι Μιλάνο, Schwerin και όχι Σβέριν. Στις περιπτώσεις κατά τις οποίες για την πρωτότυπη ονομασία της χώρας χρησιμοποιείται διαφορετικό από το λατινικό αλφάβητο η καταγραφή γίνεται στην καθιερωμένη ελληνική ονομασία: π.χ. Τόκιο, Αγία Πετρούπολη, Βελιγράδι κλπ. Το ίδρυμα (μουσείο, βιβλιοθήκη, Ιερός Ναός κ.λ.π.) καταγράφεται με την τυπική του ονομασία στη γλώσσα του ή στην μεταγραφή του στα ελληνικά όταν για την καταγραφή του χρησιμοποιείται διαφορετικό από το λατινικό αλφάβητο. Έτσι π.χ. για το Βρετανικό Μουσείο το Λονδίνου δημιουργείται η εγγραφή: Μ. Βρετανία, Λονδίνο, British Museum

 αρ.: Ο αριθμός ευρετηρίου του αντικειμένου στα πλαίσια της συλλογής στην οποία ανήκει.

Πηγή: Αφορά πρωτότυπα χειρόγραφα ή έντυπα κείμενα τα οποία περιέχουν ως εικονογράφηση πρωτότυπες παραστάσεις σχετικές με την μουσική πρακτική, τα μουσικά όργανα και τον χορό. Καταγράφεται ο τίτλος που τους έχει δοθεί από την βιβλιοθήκη ή την συλλογή στην οποία φυλάσσονται ή τα βιβλιογραφικά τους δεδομένα στην περίπτωση των εντύπων.

Θέση: Καταγράφεται η θέση της παράστασης πάνω στο αντικείμενο στο οποίο αυτή αποτυπώνεται με εικαστικά μέσα (π.χ. πλευρά αγγείου ή σελίδα εντύπου).

Προέλευση: Ο τόπος δημιουργίας του αντικειμένου, στο οποίο απεικονίζεται το μουσικό όργανο, υποδηλώνει ταυτόχρονα και την καλλιτεχνική παράδοση στην οποία ανήκει π.χ. Αττική για τα αττικά αγγεία.

Τόπος εύρεσης: Ο τόπος στον οποίο βρέθηκε το παραπάνω αντικείμενο κατά την διάρκεια ανασκαφών / ερευνών.

Καλλιτέχνης: Το όνομα (πραγματικό ή συμβατικό) του καλλιτέχνη (-ών), που δημιούργησε (-ησαν) την παράσταση. Συμπληρωματικά στοιχεία όπως η ιδιότητα του καλλιτέχνη και η ταυτότητα του ερευνητή που έχει κάνει την απόδοση καταγράφονται σε παρακείμενο πεδίο.

Χρονολόγηση: Η δομή του πεδίου είναι σύνθετη και παρέχει στον συντάκτη διαφορετικές δυνατότητες καταγραφής της διαθέσιμης χρονολόγησης, η οποία μπορεί να ορίζεται :

• με ακρίβεια ή κατά προσέγγιση (στην δεύτερη περίπτωση τσεκάρεται το πλαίσιο «Περίπου»)

• αριθμητικά (η χρονολογία καταγράφεται στο πρώτο από τα δύο διαθέσιμα πλαίσια)
• αριθμητικά ως χρονική περίοδος από – έως (οι χρονολογίες γράφονται στα δύο διαθέσιμα πλαίσια)

Επιγραφή: Καταγράφονται οι επιγραφές στην επιφάνεια της παράστασης. Επίσης καταγράφονται τυχόν επιγραφές καλλιτεχνών και χρονολογίες πάνω στο αντικείμενο.

Λέξεις-κλειδιά: Σε αυτό το πεδίο καταγράφονται με κωδικοποιημένο τρόπο με την μορφή σύντομων όρων αναζήτησης:

• τα πρόσωπα της παράστασης, που εμφανίζονται ως εκτελεστές μουσικών οργάνων σε συνδυασμό με το όργανο που κρατούν ή / και εκτελούν ως εξής Ορφέας που παίζει λύρα : Ορφέας-Λύρα, Μαινάδα-Αυλοί
• τα πρόσωπα, των οποίων παρουσία είναι ενδεικτική του περιεχομένου της παράστασης π.χ. Διόνυσος, Δάσκαλος, Κριτής, Θεατής
• οι περιστάσεις που συνδέονται με την μουσική εκτέλεση π.χ. Πομπή, Κώμος, Συμπόσιο κ.ά.

Μουσικός: Καταγράφεται με κωδικοποιημένο τρόπο η ιδιότητα του μουσικού, π.χ. Παίκτης λύρας, Παίκτρια κροτάλων, παίκτης κιθάρας, Τραγουδιστής κ.ά.) καθώς και στοιχεία που συνδέονται με το πρόσωπό του και κρίνονται σημαντικά για την ερμηνεία της παράστασης π.χ. Επίσημος χιτώνας.

Μουσικά Όργανα: Καταγράφονται τα μουσικά όργανα που απεικονίζονται στην παράσταση. Το πεδίο έχει την μορφή πίνακα στον οποίο τα όργανα καταγράφονται με αύξοντα αριθμό και σύμφωνα με το πρώτο επίπεδο ταξινόμηση του συστήματος Hornbostel/Sachs, χωρίς να χρησιμοποιούνται αριθμητικοί προσδιορισμοί.

Συμπληρώνονται τέσσερις (4) στήλες σύμφωνα με

• την κατηγορία στην οποία ανήκουν π.χ. Αερόφωνα, Ιδιόφωνα κ.ο.κ.,
• τον ιδιαίτερο οργανολογικό τύπο π.χ. Με γλωττίδα, Λύρα, Άρπα κ.ο.κ.
• την ονομασία με την οποία έχουν ταυτιστεί στην μουσικολογική έρευνα ή είναι γνωστή από γραπτές πηγές π.Χ. Κιθάρα, Αυλός, Τύμπανον, Λα(γ)ούτο.
• Στο πεδίο Μορφή και Εκτέλεση καταγράφονται με κωδικοποιημένο τρόπο στοιχεία που σχετίζονται με την μορφή του οργάνου ή την εκτέλεσή του π.χ. Οκτώσχημο ηχείο, 7 οπές, Συβήνη (η θήκη των αυλών) κ.ά.

Χορός: Στο πεδίο καταγράφεται:

• το πρόσωπο που χορεύει π.χ. Άνδρας, Νέος, Γυναίκα.
• η ιδιότητά του όταν είναι γνωστή π.χ. Κωμαστής
• το είδος του χορού σύμφωνα με το γένος των εκτελεστών που διακρίνεται ως Γυναικείος, Ανδρικός, Μικτός
• λεπτομέρειες που σχετίζονται με το είδος του χορού που εκτελείται π.χ. Με μαντήλια, Κυκλικός κ.ά.

Σύμβολα-Αντικείμενα: Καταγράφονται αντικείμενα που διευκολύνουν την κατανόηση της παράστασης ή απλά βρίσκονται στον χώρο.

Περιγραφή: Συνοπτική περιγραφή της παράστασης με έμφαση στην μουσική δραστηριότητα, τον χορό και τα μουσικά όργανα που εικονογραφούνται σε αυτή. Καταγράφεται επίσης το θέμα της παράστασης των υπόλοιπων όψεων του αντικειμένου όταν είναι γνωστές.

Βιβλιογραφία: Τίτλοι εκδόσεων όπου εικονίζεται η παράσταση.

Παρατηρήσεις: Οποιαδήποτε πληροφορία δεν μπορεί να συστηματοποιηθεί με τους παραπάνω τρόπους θεωρείται όμως σημαντική από τον ερευνητή.

Σύνδεση με άλλες πηγές: Σε αυτό το πεδίο πραγματοποιείται η σύνδεση εγγραφών. Επίσης καταγράφονται:

• Διπλωματικές εργασίες των φοιτητών του Τμήματος Μουσικών Σπουδών ΑΠΘ, όπου τεκμηριώνεται εκτενέστερα η παράσταση,
• Διαδικτυακές πηγές
• Ερευνητικά προγράμματα στα οποία χρησιμοποιήθηκε ως τεκμήριο.

Beazley: Ειδικά για την περίπτωση των αττικών αγγείων καταγράφεται με κωδικοποιημένο τρόπο ο αριθμός Beazley του αντικειμένου.

α/α: ο μοναδικός αριθμός καταχώρησης στην βάση δεδομένων, τον οποίο και μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε ανά πάσα στιγμή προκειμένου να το ανακαλέσουμε.

Θέμα: μία σύντομη φράση δίνεται το θέμα του χωρίου που καταγράφεται.

Χωρίο: Το κείμενο στην αρχική του γλώσσα.

Μετάφραση / απόδοση. Μετάφραση του κειμένου στα νέα ελληνικά.

Πηγή: Η πηγή του κειμένου που καταχωρείται

Θέση: Η θέση του χωρίου στην πηγή

Λέξεις-κλειδιά: Σε αυτό το πεδίο καταγράφονται με κωδικοποιημένο τρόπο με την μορφή σύντομων όρων αναζήτησης:

• τα πρόσωπα, που αναφέρονται στο κείμενο ως εκτελεστές μουσικών οργάνων σε συνδυασμό με το όργανο που κρατούν ή / και εκτελούν ως εξής Ορφέας που παίζει λύρα : Ορφέας-Λύρα, Μαινάδα-Αυλοί
• τα πρόσωπα, των οποίων παρουσία είναι ενδεικτική του περιεχομένου του κειμένου π.χ. Διόνυσος, Δάσκαλος, Κριτής, Θεατής
• οι περιστάσεις που συνδέονται με την μουσική εκτέλεση π.χ. Πομπή, Κώμος, Συμπόσιο κ.ά.

Μουσικός: Καταγράφεται με κωδικοποιημένο τρόπο η ιδιότητα του μουσικού, π.χ. Παίκτης λύρας, Παίκτρια κροτάλων, παίκτης κιθάρας, Τραγουδιστής κ.ά.) καθώς και στοιχεία που συνδέονται με το πρόσωπό του και κρίνονται σημαντικά για την ερμηνεία της παράστασης π.χ. Επίσημος χιτώνας.

Μουσικά Όργανα: Καταγράφονται τα μουσικά όργανα που αναφέρονται στο κείμενο. Το πεδίο έχει την μορφή πίνακα στον οποίο τα όργανα καταγράφονται με αύξοντα αριθμό και σύμφωνα με το πρώτο επίπεδο ταξινόμηση του συστήματος Hornbostel/Sachs, χωρίς να χρησιμοποιούνται αριθμητικοί προσδιορισμοί.

Συμπληρώνονται τέσσερις (4) στήλες σύμφωνα με:

• την κατηγορία στην οποία ανήκουν π.χ. Αερόφωνα, Ιδιόφωνα κ.ο.κ.,
• τον ιδιαίτερο οργανολογικό τύπο π.χ. Με γλωττίδα, Λύρα, Άρπα κ.ο.κ.
• την ονομασία με την οποία έχουν ταυτιστεί στην μουσικολογική έρευνα ή είναι γνωστή από γραπτές πηγές π.Χ. Κιθάρα, Αυλός, Τύμπανον, Λα(γ)ούτο.
• Στο πεδίο Μορφή και Εκτέλεση καταγράφονται με κωδικοποιημένο τρόπο στοιχεία που σχετίζονται με την μορφή του οργάνου ή την εκτέλεσή του π.χ. Οκτώσχημο ηχείο, 7 οπές, Συβήνη (η θήκη των αυλών) κ.ά.

Χορός: Στο πεδίο καταγράφεται:

• το πρόσωπο που χορεύει π.χ. Άνδρας, Νέος, Γυναίκα.
• η ιδιότητά του όταν είναι γνωστή π.χ. Κωμαστής
• το είδος του χορού σύμφωνα με το γένος των εκτελεστών που διακρίνεται ως Γυναικείος, Ανδρικός, Μικτός
• λεπτομέρειες που σχετίζονται με το είδος του χορού που εκτελείται π.χ. Με μαντήλια, Κυκλικός κ.ά.

Μουσική ορολογία: Καταγράφονται σε ονομαστική ενικού αριθμού ή πρώτο ενικό πρόσωπο ενεργητικής ή παθητικής φωνής οι σχετικές με την μουσική δραστηριότητα, τα μουσικά όργανα και τον χορό εκφράσεις που συναντώνται στο κείμενο.

Βιβλιογραφία: Τίτλοι εκδόσεων που παραθέτουν ή / και το χωρίο.

Παρατηρήσεις: Οποιαδήποτε πληροφορία δεν μπορεί να συστηματοποιηθεί με τους παραπάνω τρόπους θεωρείται όμως σημαντική από τον ερευνητή.

Σύνδεση με άλλες πηγές: Σε αυτό το πεδίο πραγματοποιείται η σύνδεση εγγραφών. Επίσης καταγράφονται:

• Διαδικτυακές πηγές
• Ερευνητικά προγράμματα στα οποία χρησιμοποιήθηκε ως τεκμήριο.